Asignación de Leads
Situación a
Una empresa dedicada al suministro de instrumentos industriales, enfrentaba un desafío crítico en su proceso de solicitudes de cotizaciones. El proceso requería un “Seguimiento de cotizaciones y distribución para los asesores”, ya que se acumulaba información de las cotizaciones, no se brindaba atención inmediata al cliente y no se mantenía un control adecuado de las cotizaciones que habían concluido y las que seguían vigentes.
Solución
La solución implementada para abordar este problema se basó en la automatización mediante el uso de palabras clave para la distribución de información a los analistas. Las solicitudes de servicios industriales llegaban vía correo electrónico, y se utilizaban palabras clave encontradas en el cuerpo, asunto o adjunto del correo para reenviar automáticamente la información al asesor correspondiente. Además, se estableció un control de casos que registraba la persona encargada de atenderlos y el tiempo dedicado a cada solicitud. Se generaba un informe que permitía hacer un seguimiento detallado de los casos atendidos en comparación con los pendientes por enviar información.
Resultados
La implementación de esta solución generó una serie de resultados destacados:
- Se logró un control eficiente de las asignaciones de cotizaciones.
- Se mejoró la distribución de las cotizaciones, garantizando una atención más rápida y efectiva a los clientes.
- Se estableció un sistema de reportes que proporcionaba información valiosa sobre los casos atendidos versus los pendientes.
- Se implementó un sistema de distribución y control de casos para cada analista.
- Se asignaron prioridades altas, medias y bajas para la atención de las cotizaciones, lo que permitió una gestión más eficaz del flujo de trabajo.
- En total, se llevaron a cabo más de 690 interacciones, lo que refleja el éxito de la automatización en el proceso de seguimiento y distribución de cotizaciones en Marketing y Ventas.
