Automatización de Facturación
Situación a
La empresa enfrentaba un desafío interno relacionado con el proceso de “Facturación y alertamiento de vencimientos de facturas”. Este proceso implicaba la búsqueda de servicios prestados a cada contrato para vincular los cobros correspondientes registrados en un software específico. Sin embargo, la generación de pre-facturas y auditorías debía hacerse de forma manual y se debían registrar en un sistema contable de manera individual. Esto resultaba en una alta carga de trabajo manual que requería la dedicación de hasta una semana de especialistas para completar todas las facturas. Cada factura podía incluir varios servicios, lo que complicaba aún más el proceso.
Desde el software, se generaba un reporte mensual de facturas pendientes del mes anterior. Una vez que se descargaba el reporte, se revisaban los estados: las facturas abiertas se enviaban al área de auditoría, mientras que las facturas cerradas se causaban como facturas del mes vencido.
Solución
La solución implementada consistió en automatizar el proceso al ingresar automáticamente al sistema correspondiente para descargar las facturas en estado cerrado. Este insumo se utilizó como entrada para la siguiente automatización que accedía al sistema contable y realizaba las navegaciones automáticas necesarias para generar las facturas del mes anterior y enviarlas. Estas interacciones automatizadas redujeron significativamente el tiempo necesario para completar el proceso. Además, se implementó un monitoreo de pagos pendientes dos días antes de cada mes para enviar recordatorios de pago a los clientes que aún no habían cancelado, según el reporte correspondiente.
Resultados
La implementación de esta automatización arrojó resultados impresionantes. Se redujeron los tiempos necesarios para validar y generar facturas, lo que permitió la generación automática de facturas.
Además, se realizaron navegaciones automáticas en el sistema para descargar el reporte de facturas cerradas y en el sistema contable para registrar las facturas.
Esta automatización resultó en un aumento de la capacidad del proceso en un 200% y un ahorro de tiempo del 70%.
Contemplando +56.000 clics ahorrados al mes
Esta solución ha demostrado ser eficaz en la optimización del proceso de facturación y ha mejorado significativamente la eficiencia de la empresa.
