Seguimiento de Incapacidades
Situación a
Cada mes, el departamento de Recursos Humanos de un BPO Contact Center enfrentaba un desafío significativo en el proceso de incapacidades. Este proceso se realizaba de manera manual, lo que dificultaba su seguimiento efectivo. El proceso requería una serie de pasos laboriosos, que incluían la verificación de la autenticidad de las incapacidades, la confirmación de si se había realizado la radicación y, en caso de que la información no estuviera digitalizada, la ejecución de la radicación. Además, era esencial realizar un seguimiento continuo de las incapacidades para verificar las observaciones de respuesta proporcionadas por las EPS con respecto al pago efectivo de los días faltantes.
Solución
La solución implementada para abordar estos desafíos consistió en la automatización integral del proceso de incapacidades en en BPO Contact Center. El proceso automatizado comenzaba con la verificación de la información del empleado en Novasoft y continuaba con la gestión de la radicación, el cobro y los pagos en varias EPS, entre las que se incluían Sura, Nueva EPS, Compensar, Salud Total, Famisanar y Mutual ser. Una vez completado el seguimiento de las incapacidades, un robot notificaba automáticamente al jefe de área para mantenerlo informado sobre el estado de las incapacidades.
Resultados
La implementación de esta solución conllevó una serie de resultados significativos:
- Se logró una verificación precisa y eficiente de la autenticidad de las incapacidades.
- El proceso de radicación se llevó a cabo de manera eficiente y efectiva.
- Se estableció un seguimiento riguroso del pago de las incapacidades, lo que garantizaba el cumplimiento oportuno.
- Se generó un informe general mensual de incapacidades para un mejor control y toma de decisiones.
- La productividad del departamento de Recursos Humanos aumentó en un impresionante 360%.
- Se implementó un monitoreo efectivo de la radicación, el cobro y el pago de las incapacidades, lo que mejoró la visibilidad y el control del proceso.
- En total, se gestionaron con éxito más de 151,000 interacciones, lo que evidenció la eficiencia y el éxito de la automatización en Almacontact.
